巴彦淖尔google海外推广:外贸邮件如何写？

一． 邮件是否越详细越好当然我相信很多业务员是很认真的，也很谨慎的对待我们每一个外国客户，所以在和他们发邮件的时候，可能就觉得是不是写的详细，完整，具体一点更好呢？但事实告诉我们不是这样的。在外贸沟通过程中，我们不可避免需要写外贸邮件，如开发信、报价邮件以及日常回复我们的外国客户。可能很多外贸业务员每天会写很多很多的外贸邮件，可是你会发现大多邮件最终石沉大海，是什么原因呢？这就是我们今天要给大家解决的问题啦。其实在书写外贸邮件的时候有很多需要注意的点，而现在我们大多数外贸员还没有意识到这个问题，那么今天大家看完小编给大家总结的内容后，相信会对大家的邮件书写有所帮助的。二． 明确的主题一个不明确的主题，会让客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客户通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：we are the manufacturer of lights，又或者need cooperation，或者Guangdong XXX trading company ltd，或者price list for lights-Guangdong XXX trading company ltd等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以怎么把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据不同的情况来判断了。曾经有人问过他的西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从收件箱移动到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，也就是这2-3秒决定了能否成单的命运。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？因此，首先我们要注意的就是给海外的客户写邮件，内容不能过长或者过短，简单明确，主题鲜明，联系方式正确就可以了。（3）标题尽量不要出现标点符号。三． 正文（1）比如客户的询盘要求我们发电脑包的价格单，一般人会写成Price list of laptop bag。如果客户长期采购或者进口，他的邮件地址一定会被很多公司搜索到，每天会收到很多类似邮件。如果我们把标题改成The/Your required price list of laptop bag，效果肯定要稍好。（2）标题不要全部用大写，这样很容易进入垃圾邮箱。3.邮件要简洁朴实，不需要华丽。几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万别写两句，省掉一切能省的废话(不包括适当礼貌性用语)。邮件中尽量不要出现生僻的单词。4.少用第一人称，少用主动语态，多用被动语态，多用虚拟语气，目的是陈述事件，而不是一看到邮件就我/我们如何如何样。多用短句，少用长句，一句话最好只出现一个从句，尽量不要从句里面含着从句，英语毕竟不是我们的母语，句子太长，读起来不顺口，而且还容易产生歧义。尽量用WE，OUR而不是I, MY。因为业务员代表的是公司，而不仅仅是个人。举个特殊的例子，比如我们要写经与老板协商后做的决定，As discussed with my boss，这样写在很多国家都不会有问题，但有些国家理解My boss是顶头上司的意思，而不一定是老板，客户会觉得这个决定是不是不靠谱，或者还有回旋余地。如果写成As discussed with our boss..，就不会有任何问题.1.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写Dear SirsorDear Sir or Madam。2.邮件正文字体大小，颜色要统一。且尽量使用国际上比较通用的字体。想要突出的重点部分可用粗体、斜体、鲜明颜色等标示出来。邮件不要全部用大写字母。不要为了显示个性，或者美观，选一些不常用字体。因为你无法判断客户是否也使用相同的操作系统或者软件，如果客户电脑无此字体，一般会乱码。